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Démarche qualité

La démarche Qualité en Radiothérapie

La cellule Qualité collabore avec l’ensemble des secteurs du service, médical, administratif, infirmier et physique, ainsi qu’avec le Comité de Pilotage et les partenaires institutionnels, afin d’améliorer la qualité et la sécurité des soins sans oublier l’accueil et le service aux patients et à leur famille.

Evaluation externe de la Qualité de nos prestations

Depuis 2009, le service de Radiothérapie a décidé de structurer sa démarche selon le modèle EFQM (European Foundation for Quality Management). L’objectif est d’améliorer son fonctionnement et sa gestion interne et de se confronter à une mesure externe de la Qualité de notre démarche. Le service s’est donc inscrit dans une démarche d’amélioration continue, notamment basée sur la réalisation régulière d’auto-évaluations de ses activités. L’application du modèle se fait progressivement.

En 2009, les volets concernant le leadership, la politique et la stratégie avaient été évalués par le Mouvement wallon pour la Qualité, ce qui avait valu au service une distinction dans la catégorie Eveil à l’Excellence. En 2011, à ces trois premiers volets, se sont rajoutés ceux portant sur le personnel et la gestion des ressources et partenariats. Cette nouvelle participation au prix, dans la catégorie Implication dans l’Excellence, nous a valu deux distinctions. Cette évaluation externe nous permet d’identifier nos forces et les domaines que nous devons améliorer. En 2013, nous avons été de nouveau primé au prix Wallon de la Qualité.

Notre priorité: la sécurité des patients et du personnel

Une démarche proactive, en vue d’éviter au maximum la survenue d’accident(s), est en place dans le service de Radiothérapie. Dans ce but, une méthode basée sur les principes de sécurité du secteur aérien est appliquée. Le fondement de cette méthode est basé sur l’identification, l’enregistrement et l’exploitation systématiques des évènements précurseurs qui peuvent aboutir à des incidents ou accidents. Une Cellule de Retour d’Expériences ou CREx, se réunit mensuellement et analyse en continu ces retours d’expériences afin de tester et de renforcer la sécurité de l’organisation et la qualité de la prise en charge des patients.

Les membres du CREx sont représentés par un ou deux membres de chaque secteur. Leur travail est essentiel afin de réagir aux évènements indésirables qui surviennent dans notre service et de s’assurer qu’ils ne se reproduisent plus. Grâce à votre vigilance et votre implication, le CREx reçoit en moyenne 80 fiches d’évènements précurseurs par mois. Toutefois, il est confronté à la difficulté de réagir aux évènements qui surviennent de façon récurrente dans notre service. Notre participation à la mise en commun des expériences de l’ensemble des CREx de France nous a permis de voir qu’il s’agit d’une problématique qui existe dans l’ensemble des services de Radiothérapie. Il est important de persévérer et de continuer à déclarer les évènements indésirables car il faut souvent longtemps avant qu’une action d’amélioration soit intégrée dans les pratiques quotidiennes et finisse par porter ses fruits. Le CREx invitera des personnes ne participant pas régulièrement à ses réunions afin que chacun connaisse le fonctionnement, constate son intérêt et puisse s’investir dans la démarche.

Atteindre nos objectifs grâce aux indicateurs

La mise en application du plan Cos de l’institution a permis au service de Radiothérapie d’être pilote pour le projet tableau de bord. L’objectif est de disposer d’indicateurs pertinents et d’un tableau de bord pour gérer et piloter proactivement le service.

Le service dispose d’indicateurs organisés en 4 axes (finances, patients, processus internes et apprentissage organisationnel) structurés sous la forme d’un tableau de bord équilibré (Balance scorecard). La définition exacte des indicateurs et la fixation des valeurs cibles sont un travail préalable essentiel qui vient d’être réalisé. L’étape ultérieure sera de responsabiliser des membres du personnel en tant que propriétaires de l’indicateur et donc superviser sa mesure, son évolution et son adéquation avec l’objectif fixé. La comparaison de certains indicateurs d’une année à l’autre, ou avec d’autres services similaires constitue également l’opportunité de se fixer de nouveaux objectifs en vue d’amélioration constante. Dans ce cadre, le service envoie annuellement des indicateurs au Collège de Radiothérapie pour participer à une campagne de benchmarking national.

La formation continue

La formation est une priorité pour notre service et a subi un véritable essor en 2011. Maud Morana est la coordinatrice de la formation continue et vous trouverez davantage d’informations sur ce sujet dans l’onglet « formation ».

Conclusions et perspectives

Le défi du service de Radiothérapie de 2012 était d’utiliser de façon optimale et efficiente les ressources dont il disposait. Pour ce faire, nous avons organisé un premier audit interne afin de diminuer le temps d’attente pour les patients qui devaient bénéficier d’un traitement par radiothérapie. Cette augmentation du nombre de patients ne devait en aucun cas avoir aucun impact sur la Qualité et la Sécurité des soins. La standardisation de nos procédures était un outil indispensable pour nous aider dans cette voie. Une nouvelle remise à jour de nos standards a été réalisé en janvier de la même année. L’objectif final était d’améliorer les processus de prise en charge des patients et l’organisation en général. De nombreux processus coexistaient et coexistent encore dans notre service; il fallait les identifier et ensuite prioriser ceux à améliorer. Ensuite nous avons proposé à l’ensemble du personnel de devenir propriétaire et responsable d’un processus. Cette identification des processus s’est intégrée dans un travail plus large au niveau de l’activité institutionnelle en oncologie.

Notre objectif pour 2014 est dédié aux manipulateurs lors de la réception des fiches de traitement et consignes interdisciplinaires qui se nomme le « No Fly ».